استاندارهای طراحی سالن کنفرانس
طراحی سالن کنفرانس نیازمند توجه به اطلاعات مختلفی از جمله ظرفیت، چیدمان مناسب و نوع کاربری در انتخاب تجهیزات صوتی و تصویری است.
این استانداردها ضامن بهره‌برداری مطلوب و برگزاری موفق رویدادهای کنفرانسی خواهد بود.
نکات مهم در انتخاب موقعیت مکانی سالن های کنفرانس:
دسترسی آسان:
موقعیت سالن باید برای شرکت‌کنندگان در دسترس باشد.
شامل درب ورود و خروج مجزا برای شرکت کنندگان و درب خروج اضطراری مسیر دسترسی مناسب سازی شده برای افراد دارای معلولیت جسمی.
فضای کافی:
سالن باید مساحت کافی برای استقرار جمعیت و برگزاری فعالیت‌های جنبی داشته باشد.
شامل :
اتاق انتظار، محل پذیرایی، اتاق اصلی جلسه، اتاق فرمان، آبدارخانه
کیفیت محیطی:
محیط اطراف سالن باید آرام، بدون آلودگی و از نظر زیبایی مناسب باشد.
الزامات فنی صوتی و تصویری در سالن های کنفرانس:
تجهیزات صوتی:
نصب سیستم‌های صوتی با کیفیت بالا برای انتقال صدای واضح و قابل شنیدن در سراسر سالن ضروری است.
- سیستم کنفرانس
- سیستم صوت جانبی
تجهیزات تصویری:
استفاده از دوربین های تصویر برداری و نمایشگرهایی با رزولوشن مناسب و صفحه‌نمایش بزرگ برای نمایش محتوای تصویری حیاتی است.
- سیستم تصویر برداری
- سیستم پخش تصاویر
- سیستم ذخیره سازی تصاوری و ویدیو کنفرانس
تجهیزات کمکی:
امکانات جانبی مانند میکروفون‌های بی‌سیم و مترجم همزمان، کیفیت و کارایی را بهبود می‌بخشند.
استانداردهای روشنایی و تهویه در سالن های کنفرانس:
دما و تهویه مناسب در سالن کنفرانس:
روشنایی مناسب در سالن های کنفرانس:
سیستم تهویه باید بتواند دمای سالن را در محدوده مطلوب حفظ کند و هوا را به طور مناسب جریان دهد.
مطابق با استاندارد ایزو ۱۴۰۰۱
- در تابستان بین ۲۱ تا ۲۴ سانتی گراد،
- در زمستان بین ۲۴ تا ۲۶ سانتی گراد.
نور باید به اندازه کافی باشد تا شرکت‌کنندگان بتوانند به راحتی مطالب را مشاهده کنند.
مطابق با استاندارد ایزو ۸۹۹۵
- توصیه سازمان خدمات عمومی ایالات متحده GSA عبارت است از ۳۰۰ لوکس
- توصیه کمیته ملی روشنایی ایران هم عبارت‌اند از ۵۰۰ لوکس
مبلمان و چیدمان سالن در سالن کنفرانس:
استفاده از فناوری :
امکان اتصال تجهیزات الکترونیکی به میزها و نصب پریزهای برق، HDMI، شبکه و تلفن به تعداد کافی باید در نظر گرفته شود.
چیدمان انعطاف پذیر :
امکان تغییر چیدمان سالن برای برگزاری اشکال مختلف کنفرانس مانند سخنرانی، پانل و گروه‌های کوچک باید وجود داشته باشد.
ملمان راحت :
صندلی‌های مناسب و میزهای کار مناسب برای شرکت‌کنندگان در طول جلسات ضروری است. حداقل فضای میز برای یک نفر هفتاد سانتی متر می باشد.
امکانات رفاهی و پذیرایی
فضاهای جانبی :
ارائه فضاهای استراحت، پذیرایی و صرف غذا برای شرکت‌کنندگان ضروری است.
تجهیزات رفاهی :
امکانات مانند سرویس‌های بهداشتی، محل نگهداری وسایل، کانکشن اینترنت و پریزهای برق باید در نظر گرفته شود.
خدمات پذیرایی :
ارائه پذیرایی متنوع و با کیفیت برای شرکت‌کنندگان در طول برگزاری کنفرانس ضروری است.
دسترسی و پارکینگ در سالن های کنفرانس :
دسترسی آسان :
سالن کنفرانس باید به راحتی قابل دسترسی باشد و امکان دسترسی با حمل‌ونقل عمومی یا خودرو شخصی وجود داشته باشد.
پارکینگ کافی :
تامین پارکینگ مناسب با ظرفیت کافی برای شرکت‌کنندگان یک الزام اساسی است.
علائم راهنما :
وجود تابلوهای راهنما و علائم واضح برای هدایت شرکت‌کنندگان به سالن و محل‌های مختلف ضروری است.
نظافت و پاکیزگی :
مدیریت مناسب برای تامین نظافت و پاکیزگی فضا در طول برگزاری رویداد ضروری است.
نگهداری تجهیزات :
حفظ سلامت و عملکرد مناسب تجهیزات صوتی، تصویری و سایر امکانات سالن باید مورد توجه قرار گیرد.
پشتیبانی و پاسخگویی :
وجود گروه پشتیبانی برای رفع مشکلات احتمالی و پاسخگویی به نیازهای شرکت‌کنندگان ضروری است.