جلسات آنلاین و یا وب کنفرانس (جلسه مجازی) چیست ؟
جلسات آنلاین و یا وب کنفرانس (Web-conference) نوعی از ارتباط زنده و همزمان تصویری است که بین دو یا چند نفر یا تعداد بسیار زیادی از افراد برقرار می‌گردد. در این نوع ارتباط اشخاص از نقاط مختلف می‌توانند از طریق اینترنت در یک فضای مجازی با یکدیگر ارتباط زنده و آنلاین داشته باشند.
برگزاری جلسات آنلاین ، امکان به اشتراک‌گذاری تصویر، صدا، صفحه نمایش و انواع مختلفی از فایل‌ها را بین افراد حاضر در جلسه، فراهم می‌کند. بسترهای برگزاری وب کنفرانس ممکن است به‌صورت سرویس‌های اینترنتی مختلف و در جاهایی متصل به نرم‌افزارهای سازمانی باشند که در سرورهای داخلی شرکتها نصب می‌شوند.
اکثر این بسترها از طریق یک مرورگر اینترنتی در دسترس هستند، اما برخی از آن، نیاز به نصب یک نرم‌افزار بر روی کامپیوتر و یا نصب نسخه اندروید یا iOS آن بر روی موبایل و تبلت دارند.
نرم افزار جلسات آنلاین ما این امکان را دارد که از طریق کلیه دستگاههای هوشمند همانند تبلت – لپ تاپ – آی پد – گوشی های هوشمند و …. افراد بتوانند از طریق اینترنت و یا شبکه داخلی سازمانی به سیستم جلسات آن لاین متصل گردیده و در محیطی اختصاصی با کلیه امکانات بسیار مفید جلسه خود را بصورت صوتی تصویری متنی فیلم – فایل و ….. برگزار نموده و به بهترین شکل به اهداف خود دست یابند.
چرا جلسه آنلاین برگزار کنیم؟
می دانیم که سرعت رشد کسب‌وکارها در عصر اینترنت می‌تواند برای هر شرکتی در هر مقیاسی دلهره‌آور باشد. در اغلب موارد پس از انتخاب تکنولوژی موردنیاز کسب‌وکار و تخصیص بودجه برای آن، با سیلی از تغییرات و ابزارهای جدید مواجه می‌شوید. اما بسترهای وب کنفرانس فارغ از امکانات متنوع به ابزاری ضروری برای کسب‌وکارها تبدیل شده‌اند.
تیم‌های سازمانی مانند فروش، فنی، پیشتیبانی و … امروزه بیش از هر زمان دیگری به‌صورت غیرمتمرکز فعالیت می‌کنند. بسترهای جلسات آن لاین به شما این امکان را می‌دهند که جلسات خود را به‌صورت نامتمرکز برگزار کنید و با افراد فارغ از نواحی جغرافیایی و اختلاف زمانی به‌صورت مستقیم ارتباط داشته باشید.
همچنین برخلاف چت‌های تصویری متداول، امکان حضور چندین نفر را به‌صورت همزمان برای شما فراهم می‌کنند و شما می‌توانید مدیریت جلسه را به هر یک از افراد حاضر در اتاق واگذار کنید.
سیستم جلسات آنلاین تهران ال ام اس همه سرویس‌های وب کنفرانس از قبیل ارایه صدا و تصویر را فراهم می‌کنند و همچنین دیگر امکانات همانند اشتراک دسکتاپ، مدیریت اسپیکر، پیام متنی (چت)، وایت‌برد و امکانات دیگر را نیز پشتیبانی می‌کنند. به این‌ها امکان ایجاد اتاق‌های متعدد کنفرانس به‌صورت همزمان را نیز اضافه کنید.
چندین مزیت برگزاری جلسات آنلاین
می دانیم که فناوری‌های مختلفی اعم از ایمیل، پیام‌رسان‌های سازمانی و عمومی و … برای ارتباط اعضای تیم در دسترس است، اما مزایای متعدد جلسات آن لاین و یا وب کنفرانس باعث شده برگزاری رویداد به این شکل جایگزین مناسبی برای جلسات معمول باشد. در ادامه به معرفی برخی از این مزایا می‌پردازیم.
کاهش هزینه سفر با انجام جلسات آنلاین
بسیار واضح است که جلسات آنلاین ، نسبت به کنفرانس‌های فیزیکی هزینه کمتری برای شما دارد و همچنین بهینه‌تر هستند. سفر چه داخلی چه بین‌المللی، همیشه دارای تاثیر مالی بر روی کسب‌وکار شماست. پرداخت‌های مرتبط به بلیط‌های هواپیما، تاکسی و … مقدار زیادی از منابع مالی سازمان را اتلاف می‌کند. همچنین سفر یکی از افراد مهم کسب‌وکارتان به‌صورت مداوم می‌تواند باعث ایجاد کمبود منابع انسانی ارزشمند برای شما باشد.
در کنار هزینه‌های حمل و نقل، هزینه‌های اقامت نیز موضوع دیگری در ماموریت کارکنان است که برگزاری جلسات آن لاین می‌تواند تا حد زیادی این مشکلات را برطرف نماید.
از آنجایی که همه افراد در مکان مشخصی حضور پیدا نمی‌کنند، لزومی بر صرف منابع مالی و زمان برای سفر وجود ندارد. شرکت‌کنندگان و سخنرانان می‌توانند با روشن کردن کامیپوتر خود، لینک اتاق کنفرانس را کلیک کرده و وارد جلسه شوند.
همچنین برای برگزاری یک جلسه آن لاین ، شما صرفا به کامپیوترهای معمولی، وبکم، میکروفن، مرورگر و سرویس جلسه آن لاین ما نیاز داشته که هزینه اندکی برای شما دارد .
۲- پایتخت زدایی جلسات
شما می‌توانید در هر کجای دنیا جلسات آنلاین را از طریق تهران ال ام اس برگزار کنید. مخاطبین شما ممکن است از هر نقطه از جهان بخواهند در جلسات شما شرکت داشته باشند. به همین دلیل این امکان وجود دارد تا گروه بزرگی را در یک اتاق جلسات مجازی برای وب کنفرانس دور هم جمع کنید.
اگر این موقعیت را تنها ده سال پیش تصور می‌کردیم، بسیار مشخص است که با مشکلات بسیاری مواجه می‌شدیم. در گذشته شرکت‌های تجاری باید روزها و هفته‌ها برای بحث و گفتگو درباره یک مشکل خاص زمان صرف می‌کردند. اما امروزه با استفاده از سامانه جلسات آن لاین و وب کنفرانس، تمام این روندها به‌راحتی قابل اجرا هستند.
۳- استخدام افراد توانمند از هر نقطه دنیا
در گذشته شرکت‌های بزرگ تنها توانایی استخدام افراد با استعداد محلی را داشتند، اما امروزه به لطف وجود ابزارهای وب کنفرانس و دورکاری سازمان‌ها، امکان استخدام افراد با استعداد از تمام نقاط دنیا برای شرکتها امکان‌پذیر است. برگزاری کنفرانس به این شیوه محدودیت‌های جغرافیایی را از بین می‌برد و این افراد می‌توانند به‌راحتی با کلیک کردن بر روی یک لینک با هم ارتباط برقرار کنند.
۴- جلسات منسجم و مداوم
اکنون که به کمک سیستم جلسات آنلاین ما ، این امکان وجود دارد که جلسات آنلاین فارغ از هزینه‌های سفر و محدودیت‌های آن برگزار گردند ، پس می‌توانند به‌صورت منسجم و مداوم برگزار شوند. شما می‌توانید افراد را از سراسر دنیا، هر روز و یا چندبار در یک روز ملاقات کنید، این امکان به شما اجازه می‌دهد تا کسب‌وکار خود را با سرعت بیشتری به سمت آینده، حرکت دهید.
جلسات شما می‌توانند به سرعت برگزار شده و شرکت کنندگان صرفا باید زمان مناسبی را برای جلسات آنلاین در نظر بگیرند. شما می‌توانید به‌راحتی با یک برنامه‌ریزی صحیح، تعداد زیادی از جلسات را مدیریت کنید.
۵- گسترش کسب‌وکار بدون انجام سفرهای کاری
سیستم‌های وب کنفرانس به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به‌طور مرتب با مشتریان خود در ارتباط باشند و آنها را از آخرین پیشرفت‌های مربوط به محصولات، سرویس‌ها و کسب‌وکار خود مطلع کنند. علاوه بر این، ارائه دموهای آنلاین می‌توانند بسیار جذاب و تعاملی باشند.
به دلیل امکان به اشتراک گذاشتن ویدئوها، اسلاید و صفحه‌نمایش، ارائه‌دهنده می‌تواند تجربه کاری متفاوتی از ارائه محصول و مشارکت مشتریان در جلسات را ایجاد کند که باعث ایجاد رابطه نزدیک و بسیار شفاف با مشتری خواهد شد.
۶- تسهیل برگزاری جلسات
سیستم‌های وب کنفرانس حتی به‌صورت محلی نیز دارای مزیت هستند. ارتباط در خانه نیز با استفاده از این سیستم‌ها امکان‌پذیر است. به شما این امکان را می دهد تا در خانه نیز با مدیر، کارمند و یا مشتری خود از طریق اینترنت ملاقات کنید.
این کار باعث تسهیل برگزاری جلسات در بازه‌های کوتاه می‌شود و همچنین هزینه‌های محل شرکت را نیز کاهش خواهد داد؛ زیرا افراد بیشتری در خانه قابلیت کار کردن را خواهند داشت. همچنین این سیستم‌ها باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. فرض کنید که کارمند شما یک فرزند بیمار دارد. با استفاده از سیستم وب کنفرانس می تواند همزمان هم از کودک خود مراقبت نماید و در جلسه مهم خود نیز شرکت کند.
۷- تسهیل تهیه صورتجلسه
اگر به‌عنوان یک مدیر نیاز به دیدن چند باره نتیجه یک پروژه و یا شنیدن بخشی از یک جلسه آنلاین را دارید، دیگر نگران از دست دادن جزییات مهم و یا جمع‌بندی‌های مهم جلسات نباشید. با استفاده از سیستم‌های آن لاین ما ، امکان ضبط تمام جلسات را خواهید داشت و می‌توانید در پایان روز تمام این جزییات را با دقت بیشتر مرور کنید.
همچنین می‌توانید تمام اسلایدها و ویدیوهای مرتبط با هر جلسه را به فایل ضبط شده خود پیوست کرده و به‌عنوان صورتجلسه آنها را بایگانی کنید.
۸- هماهنگی بیشتر واحدها
در روند حساس و پیچیده مدیریت پروژه از آخرین وضعیت پروژه و مدیریت بهینه تیم برای مدیران پروژه بسیار حیاتی است. برای مدیران پروژه این موضوع بسیار مهم است که تمام اعضای تیم درباره تمام جزییات پروژه اطلاع کافی و درست داشته باشند. این موضوع با بهبود مدیریت زمان و بهره‌وری تیم خواهد شد.
متاسفانه پروژه‌هایی که سررسیدهای کوتاه دارند در روزهایی که فشردگی کاری وجود دارد، پیچیدگی خود را بیشتر نشان می‌دهند به همین دلیل ضبط تمام جلسات با جزییات کامل و ارسال آن برای اعضای غایب از اهمیت بالایی برخوردار است.
سیستم وب کنفرانس می‌تواند به‌صورت قابل‌توجهی این ارتباط و همکاری را در بین اعضای پروژه افزایش دهد و مستندات قابل اتکایی از بازخوردهای ذینفعان پروژه، که در طول جلسات حضور دارند، در اختیار مدیران پروژه قرار دهد.
در نتیجه، تمام این مزایا منجر به بهره‌وری بالاتر جلسات آنلاین در مقایسه با روش‌های عادی می‌شود. بسترهای وب کنفرانس باعث می‌شوند که اعضای تیم از سراسر جهان در کنار یکدیگر قرار گرفته و بتوانند با سرعت بیشتری پروژه‌ها را به انجام برسانند.
به طور کلی، سیستم جلسات آن لاین و وب کنفرانس یک ابزار غیرقابل تعویض برای تجارت مدرن است، زیرا به طور قابل‌توجهی اثربخشی تمامی روابط تجاری را افزایش می‌دهد.
کاربردهای وب کنفرانس
جلسات هیئت‌مدیره شرکتها
مدیریت جلسات هیئت مدیره معمولا با هماهنگی‌های زمانی زیادی همراه است و پیدا کردن زمانی برای حضور فیزیکی اعضای هیت مدیره با مشغله زیاد می‌تواند به یک چالش جدی تبدیل شود. بسترهای برگزاری جلسات آن لاین و وب کنفرانس به شما کمک می‌کنند تا جلسات هیت مدیره شرکت را به سادگی و میان اعضایی که معمولا به دلیل مشغله کاری امکان حضور در زمان واحد در یک مکان ندارند، برگزار کنید.
ما همه مخلوق عادت‌‌هایمان هستیم و اعضای هیئت‌مدیره شرکتها نیز از این موضوع مستثنا نیستند. هرچند که این افراد ممکن است به روال‌های سنتی عادت کرده باشند و با برگزاری جلسات از طریق وب کنفرانس موافق نباشند، به‌خصوص زمانی که نیاز به یادگیری مهارت‌های فنی جدید دارند. مهمترین چیز در این موضوع سادگی کاربری استفاده از بسترهای وب کنفرانس است.
هماهنگی شعب شرکتها و فروشگاه‌ها
شرکت‌های بزرگ در مناطق جغرافیایی مختلف فعالیت می‌کنند و شعب و واحدهای برخی از این شرکتها در ناحیه‌های زمانی مختلفی واقع شده است. به همین دلیل هماهنگی میان تیم‌های مختلف در شرایط کاری گوناگون کاری دشوار و زمان‌گیر است. علاوه بر آن ارسال مستندات از طریق روش‌های سنتی می‌تواند تصمیم‌گیری آنی بین واحدها را با اتلاف زمانی مواجه کند.
بسیاری از شرکت‌های کوچک، متوسط و حتی بزرگ از کنفرانس‌های اینترنتی برای برگزاری جلسات داخلی با کارمندانی استفاده می‌کنند که به‌طور فیزیکی در یک مکان نیستند. برگزاری وب کنفرانس به تیم‌ها و واحدهای مختلف سازمانی این امکان را می‌دهد تا به‌صورت همزمان علاوه بر گفتگو در خصوص موضوعات حساس، مستندات موردبحث را در اختیار دیگر شرکت‌کنندگان در جلسه قرار دهند و به‌طور مستقیم بازخوردهای آنها را دریافت کنند.
امکان شرکت در جلسه از طریق دستگاههای موبایل و تبلت این امکان را فراهم می‌کند تا سرپرستان تیم‌ها و دفاتر شرکتها در صورت نیاز، به ارائه تصویری از محیط کار تیم پرداخته و حاضرین در جلسه را در جریان پیشرفت کارها قرار دهند.
جلسات هماهنگی و آموزش واحدها
وب کنفرانس‌ها به روش‌های گوناگونی در زمان شما صرفه‌جویی می‌کنند. زمان ذخیره شده از این طریق را می‌توانید برای آموزش‌های درون تیمی یا به‌صورت زمان مطالعه برای افراد تیم صرف کنید.
اکثر شرکتها صرفا به مزایای جلسات آن لاین و یا وب کنفرانس برای برگزاری جلسات داخلی فکر می‌کنند، اما می‌توانید از آن برای آموزش کارکنان از راه دور نیز استفاده کنید. شما از طریق برگزاری وب کنفرانس می توانید دوره‌های آموزشی مفصلی برای تیم‌های خود در سرتاسر جهان برگزار کرده و از این طریق در هزینه‌های سفر تیم‌های آموزش خود صرفه‌جویی کنید.
مذاکره با شرکای تجاری جدید از طریق برگزاری جلسات آن لاین
وب کنفرانس فرصتی را برای میزبانی و یا شرکت در جلسات تجاری با استفاده از یک سیستم کامپیوتر و اینترنت ارائه می‌دهد و کسب‌وکارها می‌توانند از آن برای برگزاری جلسات خارجی با همکاران تجاری و مشتریان خود استفاده کنند. کنفرانس‌های تحت وب با صرفه‌جویی در زمان و منابع اجرایی شرکت، که برای برگزاری جلسات، کنفرانس‌ها و وبینارها صرف می‌شوند، هزینه‌های عملیاتی خود را بازمی‌گرداند.
با استفاده از وب کنفرانس، شرکتها شانس بیشتری برای نزدیک شدن به مشتریان و شرکای تجاری خود به دست می‌آورند. همچنین این امکان را خواهند داشت که به‌صورت سریع و پیوسته با آنها در ارتباط باشند و در نتیجه روابط قوی و بلندمدت با مشتریان و شرکای تجاری خود برقرار می‌کنند.
گاهی اوقات یک تماس تصویری کوتاه ممکن است برای کل پروژه تعیین‌کننده باشد و یک نشست وب بتواند هرگونه مشکل فرعی را رفع کند. حتی اشتراک‌گذاری یک سند با مشتری ممکن است جهت قرارداد را تغییر دهد و به ایجاد اعتماد در رابطه کمک کند.
برای برگزاری وب کنفرانس به چه امکاناتی نیاز داریم؟
شاید تا چند سال پیش، ابزارها و سخت‌افزارهای وب کنفرانس برای شرکتها یک موضوع تجملی بود که به تهیه، تنظیم و نگهداری فنی زیادی نیازمند بود. اما امروز، شما تمام سخت‌افزار موردنیاز آن را در جیب خود حمل می‌کنید یا در دفتر کار یا خانه خود حداقل امکانات موردنیاز برای برقراری ارتباط را دارید.
فقط یک وسیله مولتی مدیا برای خود تهیه نمایید :
لپ تاپ – تبلت – آی پد – گوشی هوشمند – کامپیوتر معمولی
به این دلیل که وب کنفرانس ها برای اجرا نیاز به بستر اینترنت دارند، داشتن یک اتصال با پنهای باند مناسب ضروری است. اگر در زمان برقراری تماس‌های تصویری نیاز به ارائه کیفیت تصویری HD یا بالاتر را دارید لازم است که از ظرفیت پهنای باند و همچنین قابلیت‌های سخت‌افزاری خود مانند وبکم، میکروفون و … اطمینان پیدا کنید.
مدیریت جلسات آنلاین و نظارت بر کلیه جلسات در کلیه واحدهای تابعه :
در سامانه مدیریت جلسات آنلاین :
- کل سازمان و یا شرکت و یا وزارتخانه خود را به هر تعداد بخشی که می خواهید تقسیم کنید و در هر بخش تعدادی اتاق جلسات تعریف کنید و با نام گذاری اتاق جلسات خود در هر بخش بجای استفاده از اتاق فیزیکی یک اتاق مجازی به هر تعدادی که می خواهید تشکیل دهید.
- برای هر یک از اتاق های جلسات خود به تعداد نفراتی که لازم دارین شرکت کننده وارد نمایید و برای اسامی آنها نقش تعریف نموده و به آنها مجوز شرکت در هر یک از جلسات را به نقش مربوطه بدهید.
- برای هر یک از جلسات می توانید عنوان جلسه تعریف نموده و تصویر و یا عکس مربوط به جلسه را برای آن تعیین نموده و آپلود نمایید.
- برای هر جلسه شما می توانید عناوین آدمین – سخنگو – شرکت کننده را مشخص نموده و به آنها مجوز استفاده از دوربین – میکروفن و همچنین امکان نمایش فایلهای پرزنت را بدهید و آنها می توانند با فعال شدن دوربین و میکروفن و امکان اشتراک گذاری فایلهای خود و یا فیلمهای مربوط به جلسه را به دیگر شرکت کنندگان به نمایش بگذارند.
- امکان انجام کارهای آموزشی بصورت مولتی مدیا و پخش فیلم – صدا – تصویر و عکسهای آموزشی و پاورپوینت و دیگر منابع آموزشی از دیگر امکانات بسیار خوب سیستم می باشد.
- امکان گفتگوی افراد شرکت کننده در جلسه بصورت گروهی و فردی از دیگر امکانات بسیار خوب سیستم مدیریت جلسات آنلاین می باشد.
- امکان برقراری تابلو اعلانات جلسه تمامی جلسات برای هر یک از اتاق جلسات وجود خواهد داشت . شرکت کنندگان قبل از جلسه می توانند با رجوع به تابلو اعلانات از مطالبی که قرار است در جلسه مطرح شده و گفتگو بنمایند اطلاع یابند.
- امکان بارگزاری فایلهای مربوط به جلسه در هر جلسه توسط افراد و امکان استفاده از آنها در داخل جلسه آنلاین و اشتراک گذاری آنها برای کلیه مدعوین .
- امکان به اشتراک گذاری دسکتاپ فرد سخنگو یا آدمین جلسه یا هر یک از شرکت کنندگان با اجازه آدمین و اشتراک گذاری انواع منابع صوتی تصویری متنی جهت اطلاع رسانی در مورد بحث جلسه .
- امکان اجازه هر یک از شرکت کنندگان از رییس یا منشی جلسه جهت صحبت کردن و یا به اشتراک گذاری مطالب مورد بحث جلسه .
- امکان رای گیری از شرکت کنندگان و پاسخ گویی آنها بصورت همزمان و استفاده از نتایج آماری رای گیری و خروجی بصورت فایلهای آفیس و استفاده از نتایج نهایی .
- امکان ضبط کلیه جلسات به دلخواه و دستور رییس جلسه توسط منشی جلسه و امکان مشاهده فیلمها جهت بررسی های بعدی و همچنین بازبینی توسط افرادی که امکان حضور در جلسه را نداشته اند.
- امکان مشاهده لیست شرکت کنندگان در جلسه و حضور و غیاب در خصوص شرکت کنندگان جهت بحث های محوری جلسات .
- امکان به اشتراک گذاری نوشت ها و نت های مربوط به جلسه بصورت آنلاین .
- امکان به اشتراک گذاری آنلاین فایلهای مورد نیاز برای کلیه شرکت کنندگان در جلسه .
- امکان کنترل دوربین و میکروفن کلیه شرکت کنندگان جهت کنترل کامل جلسات .
- امکان ساخت صورتجلسه در انتهای جلسات و به اشتراک گذاری صورتجلسات در هر جلسه جهت استفاده در جلسات بعدی برای بهره وری بیشتر افراد و عدم فراموشی تصمیمات گرفته شده در هر جلسه .
- امکان ایجاد اتاق های جلسات مدیریت بحران در هر جلسه و استفاده از سیستم های مولتی مدیا برای نظارت صوتی تصویری در هر جلسه و یا بحران . ( در ترکیب با سامانه ( Xconference
- امکان ایجاد کار گروه های کارشناسی برای پیگیری مدیریت بحران در بخش های مختلف و شهرهای دیگر .
- و ……….